Am 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnung: Sie soll die bisher gängigen Rechnungsformate, darunter Papier- und PDF-Rechnungen, ersetzen und damit die Rechnungsstellung sowie die Überprüfung einzelner Geschäftsvorfälle durch die Finanzbehörden deutlich vereinfachen.

Wichtige Informationen zur E-Rechnung

Der Wechsel zur E-Rechnung ist ein weiterer Schritt in der digitalen Transformation. Sie wird in einem elektronischen Format verschickt, das von der passenden Software ausgelesen und verarbeitet werden kann. Als Unternehmer benötigen Sie also ein Rechnungsprogramm, mit dem Sie diese Formate erstellen, in Empfang nehmen und verarbeiten können. Darum sollten Sie sich bis spätestens Anfang 2025 kümmern, denn ab dem ersten Januar des kommenden Jahres sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und auslesen zu können.

Wichtig: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie für eine Weile weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verschicken, sodass Sie Ihre komplette Buchhaltung nicht auf einmal umstellen müssen. Welche Übergangsfristen dabei zu beachten sind, was hinsichtlich der Rechtssicherheit bei E-Rechnungen zu beachten ist und welche Vorteile das neue digitale Format bringt, erfahren Sie hier bei uns.

Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Wenn Sie ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland haben und mit anderen Unternehmen im Land Geschäfte machen, wird die E-Rechnungspflicht früher oder später auf Sie zutreffen. Wie lange es dauert, bis Sie nicht mehr auf Papier- oder PDF-Rechnungen zurückgreifen können, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab.

Bis Ende 2026 können Sie weiterhin Papierrechnungen an andere Unternehmen ausstellen und bei vorherigem Einverständnis des Rechnungsempfängers auch nach wie vor PDF-Rechnungen verschicken. Falls der Jahresumsatz Ihres Unternehmens unter 800.000 Euro liegt, verlängert sich diese Frist sogar bis Ende 2027.

Erst ab Anfang 2028 sollen dann ausnahmslos alle inländischen Unternehmen von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen sein, sodass dann ein einheitliches Verfahren für alle Betriebe vom einzelnen Selbstständigen bis zum Großkonzern gilt.

Was ist hinsichtlich der Rechtssicherheit der E-Rechnung zu beachten?

Für Sie als Unternehmer ist es besonders wichtig, rechtssichere Rechnungen zu verschicken, die einer Umsatzsteuerprüfung standhalten. Setzen Sie sich deswegen unbedingt mit den Anforderungen an die Erstellung sowie an die Aufbewahrung der E-Rechnungen auseinander, die in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) näher spezifiziert wird.

Die Rechnung muss den gewünschten Standards entsprechen

Bitte bedenken Sie, dass nach dem Wachstumschancengesetz die E-Rechnung ein bestimmtes Format haben muss und klassische digitale Rechnungen in Form einer PDF-Datei spätestens ab 2028 nicht mehr akzeptiert werden. Stattdessen sollten Sie einen der Standards wählen, mit denen die Finanzbehörden einverstanden sind: Das Format XRechnung wird von den öffentlichen Auftraggebern verwendet, aber auch der Standard ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen.

Pflichtangaben müssen weiterhin auf allen Rechnungen vorhanden sein

Genauso wie Papier- und PDF-Rechnungen müssen auch die neuen E-Rechnungen dem Umsatzsteuergesetz entsprechen und unter anderem die bisher gängigen Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören Name und Anschrift beider Vertragsparteien, die Umsatzsteuernummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens, der Umsatzsteuersatz sowie viele weitere obligatorische Informationen. Wenn diese Voraussetzung nicht erfüllt ist, kann das zunächst für den Empfänger der Rechnung und später auch für Sie Konsequenzen haben, da in diesem Fall der Vorsteuerabzug nachträglich aberkannt werden kann.

Tipp: Starten Sie einen Testlauf und wagen Sie sich langsam an die neue Art der Rechnungsstellung heran, indem Sie erst einmal nur einem Geschäftspartner E-Rechnungen ausstellen. Dann werden Sie schnell bemerken, wenn es zu Problemen kommt und müssen im Ernstfall nur die Rechnungen dieses einen Kunden korrigieren.

E-Rechnungen gehören in ein rechtssicheres, digitales Archiv

E-Rechnungen müssen genauso wie andere digitale Rechnungsformate ordnungsgemäß archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt werden, sodass eine nachträgliche Überprüfung durch die Finanzbehörden möglich ist. Dafür muss gewährleistet sein, dass die Rechnungen auch nach langer Zeit noch lesbar und in ihrem Originalzustand erhalten worden sind, weshalb es nicht genügt, sie einfach nur auf einer Festplatte oder auf einem USB-Speicherstick zu speichern. Stattdessen benötigen Sie als Unternehmer ein rechtssicheres Archiv, wie es von vielen Anbietern für Buchhaltungsprogramme offeriert wird.

Die E-Rechnung vereinfacht Prozesse und beschleunigt Zahlungen

Auch wenn der Umstieg auf die E-Rechnung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist und Sie sich eine Software für die Erstellung von E-Rechnungen anschaffen müssen, können Sie durch die neue Regelung einige Vorteile genießen:

• Die Buchhaltung wird durch das automatische Auslesen eingehender E-Rechnungen deutlich beschleunigt.
• Fehlerquellen durch das manuelle Übertragen von Rechnungsbeträgen oder Kundennummern gehören mit der E-Rechnung der Vergangenheit an.
• In Zukunft könnten nach dem Einlesen der Rechnung sogar Zahlungen automatisiert werden, sodass Sie sich nicht mehr aktiv darum kümmern müssen und Ihre Lieferanten immer rechtzeitig Ihr Geld bekommen.
• Gleichzeitig bedeutet das, dass auch Ihre Auftraggeber schnellere Zahlungen abwickeln können und Ihre Rechnungen gegebenenfalls schneller begleichen, was sich positiv auf Ihre Liquidität auswirken kann.
• Sie müssen weniger Mitarbeiter für die Buchhaltung einstellen und müssen sich weniger Gedanken um den akuten Fachkräftemangel machen oder Sie verbringen selbst weniger Zeit mit der Führung der Bücher und können die gesparte Zeit stattdessen in Ihr Kerngeschäft stecken.
• Wenn Sie vorher hauptsächlich Papierrechnungen ausgestellt haben, werden Sie schnell merken, wie viel Geld Sie sparen, weil Sie kein Papier und kein Porto mehr benötigen. Auch den Weg zur Post müssen Sie jetzt viel seltener in Angriff nehmen, sodass Sie Ihre Mitarbeiter in dieser Zeit mit anderen Aufgaben betrauen können.

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