Firmenumzug meistern: Worauf es bei Planung und Umsetzung ankommt

Ein Firmenumzug kann aus ganz unterschiedlichen Gründen sinnvoll sein: Einige Unternehmen benötigen mehr Platz, andere wollen von einer besseren Infrastruktur profitieren und wieder andere nehmen Einsparungen bei den Gewerbemieten vor. Damit ein Firmenumzug zum Erfolg wird und das laufende Geschäft möglichst nicht beeinträchtigt, sind verschiedene Dinge zu berücksichtigen. Im Folgenden wird erklärt, worauf vor, während und nach dem Umzug zu achten ist.

Mietverträge rechtzeitig kündigen bzw. abschließen

Wenn ein Firmenumzug geplant wird, sollten sich die Unternehmen rechtzeitig um ihre Mietverträge kümmern. Die neuen Gewerberäume müssen gefunden und gemietet werden, bevor die ersten Kisten und Maschinen dorthin transportiert werden können. Bei den Räumlichkeiten sind verschiedene Aspekte wie die Miethöhe, die Lage und die Nähe zur Zielgruppe zu berücksichtigen. Gleichzeitig müssen die Unternehmen die bestehenden Gewerbemietverträge auflösen. Im Unterschied zu privaten Mietverträgen gilt hier standardmäßig nicht eine Kündigungsfrist von drei, sondern von sechs Monaten. Unternehmen müssen sich somit rechtzeitig um den Umzug kümmern, um nicht unnötig lange doppelte Mieten zu zahlen.

Einen professionellen Umzugsservice beauftragen

Ein Firmenumzug muss in den meisten Fällen parallel zum laufenden Geschäft durchgeführt werden. Was sich bei Solo-Selbständigen und Freiberuflern als relativ einfach erweist, wird zu einer großen Herausforderung, wenn Konzerne mit zahlreichen Maschinen und Angestellten umziehen wollen. In einem solchen Fall ist es sinnvoll, einen professionellen Umzugsservice zu beauftragen. Dieser übernimmt alle mit dem Umzug verbundenen Aufgaben, während sich die Belegschaft weiter auf ihre Kernkompetenzen fokussieren kann. Folglich gelingt der Firmenumzug nur wirklich stressfrei durch professionelle Hilfe.

Ein Umzugsservice bietet in der Regel Inlands- und Auslandsumzüge an. Hierbei können die Unternehmen frei entscheiden, welche Aufgaben sie an den Dienstleister auslagern. Insbesondere, wenn sensible, große und schwere Maschinen transportiert werden müssen, ist ein erfahrener Umzugsservice eine große Hilfe. Zudem verfügt ein solcher Service über die notwendigen Geräte und Hilfsmittel, um Umzugskisten selbst aus hohen Stockwerken in die Umzugswagen zu transportieren oder in die neuen Gebäude zu bringen. Wichtig ist es, einen umfassenden Anbietervergleich durchzuführen, um zum individuell besten Dienstleister zu gelangen.

Organisatorische Aufgaben bei einem Firmenumzug

Eine wichtige Aufgabe im Rahmen des Umzugs besteht darin, das Corporate Design an die neue Anschrift anzupassen. Das bedeutet beispielsweise, dass die Visitenkarten und das Briefpapier verändert werden müssen. Die eigenen Webseiten und Social-Media-Kanäle sollten ebenso auf den neuesten Stand gebracht werden wie die Einträge in Online-Verzeichnissen. Wenn ein Unternehmen mit Kraftfahrzeugen arbeitet, müssen diese umgemeldet werden. Ebenso ist es erforderlich, das Gewerbe am alten Standort abzumelden und am neuen Standort anzumelden. Für die Anmeldung im Handelsregister ist ein notariell beglaubigtes Formular erforderlich, für das Finanzamt genügt eine einfache Meldung.

Diese Stellen sind über den Firmenumzug in Kenntnis zu setzen

Im Rahmen des Umzugs ist es erforderlich, verschiedene Stellen zu benachrichtigen. Insbesondere die Sozialversicherungsträger und die zuständigen Berufsgenossenschaften müssen über den Umzug in Kenntnis gesetzt werden. Ebenso ist es zwingend erforderlich, die Industrie- und Handelskammer (IHK) zu informieren. Des Weiteren sollten Benachrichtigungen an die Agentur für Arbeit und den Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks erfolgen.

Besonders relevant ist es, Kunden und Vertriebspartner über den Umzug in Kenntnis zu setzen. Nur dann können die Arbeitsprozesse weiterhin reibungslos verlaufen und es kommt nicht zu Verzögerungen. Dies wäre beispielsweise dann der Fall, wenn Geschäftspartner notwendige Materialien und Ressourcen nicht an die korrekte Adresse liefern würden. In diesem Zusammenhang sollten auch Banken und Versicherungen kontaktiert werden, um sie über den Firmenumzug zu informieren. Je früher solche Aufgaben in Angriff genommen werden, desto weniger Stress entsteht für alle Beteiligten.

Fazit

Während eines Firmenumzug fallen viele unterschiedlichste, teils sehr aufwendige Aufgaben an. Deswegen ist es stets sinnvoll, sich professionelle Hilfe in Form eines Umzugsservices ins Boot zu holen. Dieser arbeitet professionell, effizient und autonom, sodass sich das gesamte Unternehmen weiter auf die eigentliche Arbeit fokussieren kann. Wichtig ist es, einen Anbieter zu finden, der gleichermaßen Expertise und Erfahrung mitbringt und alle notwendigen Geräte und Hilfsmittel besitzt, um den Umzug reibungslos gestalten zu können.

Titelbild von Lars Plougmann, lizensiert unter CC BY-SA 2.0

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